Le migliori tecniche ed i tool per la gestione del tempo

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In questo articolo ti racconto come ho raddoppiato la mia produttività semplicemente imparando a gestire meglio il tempo a disposizione.
Le migliori tecniche ed i tool per il time management

“Il tempo è relativo, il suo unico valore è dato da ciò che noi facciamo mentre sta passando.”  – Albert Einstein

Apro questo articolo con una citazione di Albert Einstein in quanto il tempo è l’unica risorsa a nostra disposizione che non possiamo permetterci di sprecare…per cui…va ottimizzata, specie se vogliamo fare la nostra parte a lavoro, a casa e magari vogliamo ritagliarci anche un pochino di tempo per noi.

La gestione del tempo è un processo di pianificazione che se utilizzato a dovere consente di aumentare l’efficacia, l’efficienza e la produttività.
Ho imparato (e continuo ad imparare…perché non si smette mai di imparare…) a gestire il tempo in modo tale da organizzare la giornata secondo processi di routine, per cui la prima cosa che posso suggerirti di fare è: crea le tue routine!

Come creare le proprie routine?

Poiché non esiste una ricetta universale ed ogni essere umano è differente l’uno dall’altro, ti illustro il processo che ho adottato io e che ad oggi mi ha portato a leggere praticamente un libro a settimana ed a diventare enormemente più efficace in qualsiasi attività io decida di intraprendere.

Analizzare la propria giornata

Ad un certo punto della mia vita mi vedevo affogato di cose da fare senza la possibilità di influenzarle, così mi sono preso del tempo mentre ero in auto, ho scomposto la mia giornata ed ho individuato delle attività che mi facevano perdere un sacco di tempo.

Successivamente dopo diversi viaggi in auto avevo bene in mente tutto quello che accadeva durante la mia giornata, avevo individuato i punti su cui lavorare ed avevo iniziato a pensare a come far fronte a tali punti.

Ma, senza un obiettivo mi sentivo perso in ogni caso, così mi sono dato degli obiettivi, ad esempio: leggere un libro a settimana o ritagliarmi delle ore per fare sport, ognuno può inserire i suoi nella scaletta e vede a cosa dare spazio.

La scaletta…

Ebbene si, ho realizzato una scaletta oraria della mia giornata media, ad esempio dalle 9.00 alle 10.00 lo dedico a questo, dalle 10.30 alle 12.00 a quest’altro ecc ecc, ho individuato i buchi liberi ed ho fatto dei ragionamenti su come poterli sfruttare al meglio ma…non era abbastanza in quanto il tempo purtroppo continuava a non bastare mai.

Ho continuato quindi ad analizzare la mia giornata tipo e mentre vivevo le mie giornate mi analizzavo e mi ponevo una semplice domanda: l’attività che sto facendo, come può darmi valore?

In caso di risposta negativa, appuntavo ovviamente facevo il tutto mentalmente per poi trarne le opportune conclusioni, se vuoi utilizzare supporti di qualsivoglia natura fa pure.

Cosa ne è venuto fuori?

E’ venuto fuori che per recuperare tempo avrei dovuto sicuramente limitare l’uso dello smartphone ed ottimizzare il tempo a disposizione.

Facile a dirsi ma difficilissimo a farsi, per cui ecco qui tutto quello che ho fatto per raggiungere una maggiore efficienza e sono certo si possa fare ancora meglio!

Limitare l’uso dello smartphone

Ebbene si, siamo sempre connessi e spesso e volentieri guardiamo il mondo attraverso lo smartphone scordandoci di viverlo.

E’ stata una illuminazione, meno smartphone più vita, ma per farlo ho adottato dei trucchetti.

Innanzi tutto come sfondo per lo sblocco dello smartphone ho messo una semplice immagine che mi lascia riflettere sul perché sto sbloccando il telefono. Tale immagine può essere qualsiasi cosa, compresa una semplice domanda: Perché mi sblocchi? o E’ davvero necessario?

Ti assicuro che questa semplice azione impatterà sul numero di volte che sbloccherai lo smartphone per guardare qualcosa di cui mediamente non ti importa nulla e…se ti stai annoiando elimina l’attività che causa la noia.

Altra piccola accortezza da me adottata è stata quella di eliminare tutte le notifiche eccetto quelle più importanti ovvero: moglie e genitori. Il resto può aspettare senza problemi, non è mai morto nessuno per un messaggio non risposto dopo 2 secondi.

Eliminare o nascondere i social o giochini vari

Utilizzo i social per lavoro cavolo…come posso fare?
Semplice anche questo passaggio! Ho eliminato tutti i social dalle schermate di facile accesso ed ho inserito una “distanza” tra me e le icone dei social.

Mi spiego un po’ meglio 😃 Noi esseri umani siamo programmati per spendere il minor numero di risorse possibili, per cui in poche parole siamo programmati per essere pigri ed ho sfruttato a mio vantaggio questo nostro bug applicando un principio che viene dal marketing: ogni click/azione richiesta all’utente abbassa il tasso di conversione all’obiettivo.

Per cui è stato abbastanza semplice, ho eliminato le icone dalle schermate principali del telefono e le ho inserite in sotto cartelle colorate di rosso.

L’inserimento in sottocartelle ha fatto aggiungere due passaggi in più per raggiungerle, mentre il colore rosso ispira generalmente pericolo; in questo caso il pericolo è perdere tempo.  Queste piccole accortezze mi hanno permesso di abbattere drasticamente i miei accessi ai social o ai giochini (che ho praticamente disinstallato) e quando provo ad accedervi il mio cervello ha il tempo per porsi la domanda: “perché stai facendo questa cosa? Non hai altre attività che ti permettano di generare maggior valore?” In genere così come ho preso lo smartphone tra le mani, così lo poso e mi dedico a qualcos’altro.

Scrivere le cose da fare…una to do list cartacea!

Ebbene si, tra app e compagnia cantante la miglior cosa che ho testato è stata quella di scrivere le cose da fare ogni mattina. Anche se avere un elenco delle cose da fare è ampiamente fattibile tramite qualsiasi app (da google Keep ad Evernote ad altre), io preferisco di gran lunga scrivere ogni mattina l’elenco delle attività da fare. In questo modo ogni volta che ne termino una posso sbarrarla.

Questo in qualche modo rilascia endorfine e mi rende felice e bello pimpante per affrontare la successiva attività!

Sono infognato di attività…come faccio?

Ti comprendo perfettamente, anche io giornalmente sono infognato di attività ed alcuni giorni sono più intensi di altri, per cui ho adottato un piccolo trucchetto: cerco di stimare il tempo necessario a portare a termine l’attività e se è troppo lungo lo spezzetto fino ad avere intervalli di 25 minuti, in altre parole adotto la tecnica del pomodoro.

L’alternativa a questo modo di fare era saltare da un’attività all’altra chiudendo la giornata con la sensazione di non aver quagliato nulla! Invece così facendo ho ridotto drasticamente i tempi morti ed ho portato ordine nel caos.

La tecnica del pomodoro

Questa tecnica inventata da Francesco Cirillo negli anni 80,  trae ispirazione dai timer da forno che si usavano in quegli anni…dai ti sarà sicuramente capitato di vederne qualcuno in qualche negozio o anche all’ikea o in qualche film!
La tecnica è davvero molto semplice e prevede i seguenti passi:

  1. Scegli un’attività da completare.
  2. Imposta il timer a 25 minuti.
  3. Lavora sulla tua attività senza distrazioni finché il timer non avrà suonato.
  4. Prenditi una pausa di 5 minuti.
  5. Ogni 4 “pomodori” prenditi una pausa più lunga di 15-30 minuti.

Benissimo, ora metti in combinazione questa tecnica di gestione del tempo con la lista che ti ho accennato sopra e potrai iniziare a stabilire esattamente quello che riesci a fare in una giornata lavorativa!

Io applico lo stesso principio alle riunioni, ovvero, prima che ci si ritrovi in riunione, richiedo una breve agenda degli argomenti ai partecipanti in modo che sia chiaro l’obiettivo della riunione stessa.

In questo modo tutti gli argomenti che esulano dall’obiettivo della riunione vengono matematicamente fatti fuori. Il tempo è la risorsa più democratica di tutte, passa per tutti, per cui a tutti conviene portare a casa qualcosa al termine della riunione, altrimenti significherà che abbiamo solo perso tempo prezioso!

Per applicare tale tecnica ho utilizzato un’app (comprata in licenza lifetime per meno di 10 euro) che si chiama Focus To-Do, ha il vantaggio di essere per Android, iOs, Mac e Windows e che tutti i dati sono sincronizzati tra le piattaforme; inoltre i pomodori possono essere suddivisi in gruppi, il che rende maggiormente organizzabile il tutto.

Ma quindi mi stai dicendo che io applico sta tecnica del pomodoro e magicamente diventerò più efficiente?
La risposta è si…ma con calma! Infatti noterai che le prime volte la tentazione di fare qualcosa dopo i primi 10 minuti sarà molto grande e spesso cederai, ma non temere è normale e fa parte dell’allenamento!

E se mi chiamano urgentemente cosa devo fare?

Beh se qualcuno ti chiama puoi adottare semplicemente la tecnica suggerita da Cirillo, ovvero informa, negozia e richiama.
In altre parole devi informare la persona all’altro capo del telefono che stai lavorando, negoziare velocemente un altro appuntamento e quindi richiamare la persona che ha interrotto il nostro pomodoro.

Ma le richieste che ricevo sono TUTTE URGENTI!!!!

Se tutto è urgente nulla è urgente a meno che tu non sia un medico che sta salvando vite umane, dopo tutto se non riesci a dire di no alle persone, non è un problema di gestione del tempo ma di assertività, ma questa è un’altra questione.

Per fare in modo che la tecnica del pomodoro funzioni alla perfezione dobbiamo necessariamente mollare qualsiasi attività stiamo facendo al termine dei 25 minuti. Non esiste “…ancora 2 minuti” perché crea in noi dei meccanismi mentali totalmente fuori controllo del tipo: “ok ho impiegato 35 minuti, mi prendo una pausa più lunga…” No, così non va bene in quanto tenderemo a dilatare la pausa, far slittare i vari pomodori e mandare tutto il programma giornaliero per aria.

Ottimizzare le riunioni: dai degli obiettivi!

Dare un obiettivo alla riunione a volte può semplicemente annullarla, in quanto costringe le persone a pompare sangue al cervello e mettere nero su bianco la reale necessità della riunione stessa.

Ok sono in pausa…posso guardare il mio smarphone?

Noooooo!!! Anzi ecco quello che non devi fare:

  • controllare i messaggi
  • controllare o rispondere alle email
  • accedere a facebook o altri social
  • continuare a pensare al lavoro da fare
  • impegnarti in attività complesse

Ma se non posso fare queste cose…cosa posso fare?

Cura la tua persona! Ovvero bevi un bel bicchiere d’acqua, un caffè (non esagerare), sgranchire le ossa o le articolazioni, specie se fai un lavoro/vita sedentaria. In altre parole, al il culo dalla sedia, fai qualche servizio utile tipo caricare la lavatrice, lavare i piatti ecc ecc. Tutto purché non tocchi lo smartphone 🙂

Non si vive di solo lavoro

Sono fermamente convinto che non si debba vivere per lavorare, anche se piace…e se fai quello che ti diverte sono certo che ti piaccia lavorare!  Però sono fermamente convinto che un motore (il nostro cervello) non può essere sempre spinto ai suoi limiti e per avere costanza nei risultati, esattamente come si fa con una macchina, lo faccio rifiatare.

Le mie attività per far rifiatare il cervello sono collegate a sostanzialmente a: sport, fotografia, lettura.

Lo sport mi consente di abbandonare ogni pensiero e concentrarmi all’attività che sto facendo in quel preciso momento, per cui amo gli sport individuali dove ho necessità di concentrarmi e possibilmente tra una sessione e l’altra posso interagire con altre persone.

La fotografia semplicemente mi rilassa, mi consente di lanciare dei messaggi con quello che scatto e mi consente di capire sempre meglio l’importanza del tempo; perché la fotografia mi ha insegnato che ogni attimo è irripetibile e se non lo cogli non tornerà mai più.

La lettura…starai pensando: “ma come, proprio l’attività con cui inizi la giornata?” Si solo che la sera non leggo libri inerenti al lavoro ma leggo per la maggior parte delle volte libri di narrativa (classici, fantasy e fantascienza i miei generi preferiti). Questo mi consente di trascorrere l’ultima parte della giornata senza lo smartphone in mano e vivendo mille avventure diverse.

E tu, come gestisci il tuo tempo? Hai mai sentito bisogno di organizzarlo al meglio? Se si come hai fatto? Scrivilo nei commenti in modo che sia di pubblica utilità. Se il mio articolo ti è piaciuto, condividilo o metti un like o equivalente 🙂

Giovanni D'Addabbo

Giovanni D'Addabbo

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Chi sono in breve

Giovanni D'Addabbo growth hacker e imprenditore seriale

Sono Giovanni D’Addabbo e, come direbbe qualcuno dei miei clienti, sono un informatico atipico.

Sono un ​growth hacker ed un imprenditore seriale.

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